Excelで勤務表を作成する方法を、初心者にも分かりやすく手順を説明します。エクセルで作ると「日付や曜日の自動入力」や「勤務時間や労働時間の合計を自動計算」ができるので、とても便利ですよ！！
以下のステップに従うことで、効率的な勤務表を作成できます。
勤務表の作成手順
1. 基本デザインを作る
- タイトルを入力
- 最初の行に「勤務表」と入力し、勤務期間や月を記載します。
- 例:
A1に「2024年1月 勤務表」と入力。
- 表のヘッダーを作る
- 2行目に以下の項目を入力します：
- A列: 日付
- B列: 曜日
- C列: 名前（従業員名）
- D列以降: 勤務内容（例: 勤務時間、休憩時間、業務内容など）
- 2行目に以下の項目を入力します：
- 曜日を色分け
- 土日祝日はわかりやすくするために、条件付き書式を使って色分けします（後述）。
2. 日付と曜日を自動入力する
- 日付の自動入力
A3に勤務表の開始日（例:2024/1/1）を入力。A4に次の日の日付を計算式で入力：=A3+1A4を下方向にコピーして、勤務期間分の日付を作成。
- 曜日の自動入力
B3に以下の計算式を入力して曜日を表示：=TEXT(A3,"aaaa")B3を下方向にコピー。
3. 勤務時間や内容を入力する
- 勤務時間を入力
D列に開始時間、E列に終了時間を入力。- 勤務時間を計算する場合、
F列に以下の計算式を入力：=E3-D3 - 必要に応じて、勤務時間の合計をSUM関数で計算。
- 休憩時間を引く
- 実労働時間を計算する場合、休憩時間を差し引く式を使用：
=E3-D3-C3※C3は休憩時間を入力する列。
- 実労働時間を計算する場合、休憩時間を差し引く式を使用：
4. 合計時間を計算する
- 行ごとの合計
F列に「勤務時間」列の合計時間を計算。=SUM(D3:D30)
- 月全体の労働時間
- 最終行に「月合計」を記載し、
SUM関数で列全体の合計を計算。
- 最終行に「月合計」を記載し、
5. 最終仕上げ
- デザインを整える
- セルの罫線を引いて見やすくします。
- フォントサイズや背景色を調整。
- フィルタ機能を活用
- ヘッダーにフィルタを設定して、特定の従業員や日付を簡単に検索できるようにします。
- 保存形式
- ファイルを「Excelファイル形式（.xlsx）」で保存。
- 必要に応じてPDFで保存し、印刷用にも対応。
おすすめの応用機能
- テンプレート化
- 一度作成した勤務表をテンプレートとして保存し、毎月使えるようにします。
- ピボットテーブルで分析
- ピボットテーブルを使って、従業員別の勤務時間を集計できます。
- 項目が見えなくなる時の対処法
- 表が大きくなると画面に入りきらなくなり、スクロールすると項目が見えなくなります。そんな時の対処法は以下の記事にまとめています。
参考動画
文字だけだと理解しにくいかもしれませんので、動画にもまとめてみました。参考にしてください！！
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エクセル仕事効率化の強力な味方！『手順通りに操作するだけ! Excel基本&時短ワザ[完全版]第2版』
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