エクセル：Excel　入力間違い防止を防ぐ！「データの入力規則」を解説！

前の記事で基本的な表を作り方を説明しましたが、入力を簡単にしたり間違いを減らすために便利な機能「データの入力規則」を紹介します。
設定することで、データ入力を正確にし、リストの使いやすさを向上させることができます。
データの入力規則の使い方やリストの作り方など、図や例題を交えながら説明します！

「データの入力規則」とは？

データの入力規則とは、特定の形式でデータを入力できるように制限したり、エラーを防ぐための設定です。例えば、日付や数値、指定した文字列だけを入力可能にしたりできます。

「データの入力規則」の使い方

画面上部のリボンから「データ」→「データの入力規則」から使うことができます。

今回は従業員リストを例題に説明します。

１．日付入力の制限

「入社日」には日付だけが入力されるように設定しましょう

手順：

入社日の列（D列）を選択。
「データ」タブをクリックし、「データの入力規則」を選択。
「設定」タブで「許可」を「日付」に設定。
「開始日」と「終了日」で入力可能な範囲を設定できます（例：2020年1月1日〜2025年12月31日）。
「適用」または「OK」をクリック。

これで、入社日に日付以外の文字や、範囲外の日付を入力するとエラーが表示されるようになります。

２．数値の範囲設定

「給料」には、一定の範囲内の数値だけが入力されるように設定します。

手順：

給料の列（E列）を選択。
「データの入力規則」を開く。
「設定」タブで「許可」を「整数」に設定。
最小値を「200000」、最大値を「500000」に設定。
「適用」または「OK」をクリック。

これで、20万円から50万円の範囲外の給料を入力するとエラーが表示されます。

３．選択肢のリスト設定

「役職」欄には、「マネージャー」「エンジニア」「デザイナー」の3つの選択肢だけを入力できるように設定してみましょう。

手順：

役職の列（C列）を選択。
「データの入力規則」を開く。
「設定」タブで「リスト」を選択。
「元の値」に「マネージャー,エンジニア,デザイナー」と入力（カンマで区切る）。
「適用」または「OK」をクリック。

これで、役職欄にプルダウンメニューが表示され、指定した役職以外を入力できなくなります。

４．間違った時のメッセージ設定

設定する際に、エラーメッセージを表示することで、間違ったデータ入力を防ぎやすくなります。

手順：

データの入力規則画面で「エラーメッセージ」タブを選択。
「エラーメッセージ」のタイトルに「無効なデータ」と入力。
メッセージに「このセルには有効な役職名を入力してください」などと入力。
「適用」または「OK」をクリック。

５．セル色分け

リストが見やすくなるように、セルの書式や色分けを行いましょう。

例：ヘッダーに色をつける

ヘッダー部分（1行目）を選択。
「ホーム」タブから「塗りつぶしの色」で好きな色を選択。
これで、リストが見やすくなり、入力書式も含めたリストが完成です。

まとめ

Excelの「データの入力規則」を使うことで、データ入力のミスを防ぎ、より正確で使いやすいリストを作成することができます。
今回紹介したデータ入力規則を使って、用途に合った表を作ってみてください！

エクセルなどMSオフィスを学びたい方はぜひ！

パソコンなら【国内一貫製造】で安心のサポート、初心者には富士通社製をお勧めします。

Microsoft 365 Personal 1年版|オンラインコード版|Win/Mac/iPad|インストール台数無制限(同時使用可能台数5台)

Microsoft 365 Personal 1年版|オンラインコード版|Win/Mac/iPad|インストール台数無制限(同時使用可能台数5台)

www.amazon.co.jp

マイクロソフト Excel 2021 価格：20,590円（税込、送料無料) (2024/9/4時点) 楽天で購入

インターネット始めるならSo-net

Microsoft-Officeは高額だなと思う方は、以下ソフトでも同じことができるのでお勧めです。