前の記事で基本的な表を作り方を説明しましたが、入力を簡単にしたり間違いを減らすために便利な機能「データの入力規則」を紹介します。
設定することで、データ入力を正確にし、リストの使いやすさを向上させることができます。
データの入力規則の使い方やリストの作り方など、図や例題を交えながら説明します!
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「データの入力規則」とは?
データの入力規則とは、特定の形式でデータを入力できるように制限したり、エラーを防ぐための設定です。例えば、日付や数値、指定した文字列だけを入力可能にしたりできます。
「データの入力規則」の使い方
画面上部のリボンから「データ」→「データの入力規則」から使うことができます。
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今回は従業員リストを例題に説明します。
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1.日付入力の制限
「入社日」には日付だけが入力されるように設定しましょう
手順:
入社日の列(D列)を選択。
「データ」タブをクリックし、「データの入力規則」を選択。
「設定」タブで「許可」を「日付」に設定。
「開始日」と「終了日」で入力可能な範囲を設定できます(例:2020年1月1日〜2025年12月31日)。
「適用」または「OK」をクリック。
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これで、入社日に日付以外の文字や、範囲外の日付を入力するとエラーが表示されるようになります。
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2.数値の範囲設定
「給料」には、一定の範囲内の数値だけが入力されるように設定します。
手順:
給料の列(E列)を選択。
「データの入力規則」を開く。
「設定」タブで「許可」を「整数」に設定。
最小値を「200000」、最大値を「500000」に設定。
「適用」または「OK」をクリック。
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これで、20万円から50万円の範囲外の給料を入力するとエラーが表示されます。
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3.選択肢のリスト設定
「役職」欄には、「マネージャー」「エンジニア」「デザイナー」の3つの選択肢だけを入力できるように設定してみましょう。
手順:
役職の列(C列)を選択。
「データの入力規則」を開く。
「設定」タブで「リスト」を選択。
「元の値」に「マネージャー,エンジニア,デザイナー」と入力(カンマで区切る)。
「適用」または「OK」をクリック。
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これで、役職欄にプルダウンメニューが表示され、指定した役職以外を入力できなくなります。
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4.間違った時のメッセージ設定
設定する際に、エラーメッセージを表示することで、間違ったデータ入力を防ぎやすくなります。
手順:
データの入力規則画面で「エラーメッセージ」タブを選択。
「エラーメッセージ」のタイトルに「無効なデータ」と入力。
メッセージに「このセルには有効な役職名を入力してください」などと入力。
「適用」または「OK」をクリック。
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5.セル色分け
リストが見やすくなるように、セルの書式や色分けを行いましょう。
例:ヘッダーに色をつける
ヘッダー部分(1行目)を選択。
「ホーム」タブから「塗りつぶしの色」で好きな色を選択。
これで、リストが見やすくなり、入力書式も含めたリストが完成です。
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まとめ
Excelの「データの入力規則」を使うことで、データ入力のミスを防ぎ、より正確で使いやすいリストを作成することができます。
今回紹介したデータ入力規則を使って、用途に合った表を作ってみてください!
エクセルなどMSオフィスを学びたい方はぜひ!
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