エクセルの「ピボットテーブル」は、大量のデータを整理して分析するのにとても便利な機能です。データの集計やグループ分けを簡単にできるため、業務の効率化に役立ちます。今回は、ピボットテーブルの基本的な使い方や便利な機能を、具体的な事例を交えて説明します。
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1. ピボットテーブルとは?
ピボットテーブルは、エクセルのデータを元に、自由に集計・分析できる機能です。複数の項目に基づいてデータを分類し、サマリー(要約)を作成できます。表形式でデータを視覚的に整理でき、どんな傾向があるのか一目でわかるようになります。
例えば、商品ごとの売上を集計したい場合、ピボットテーブルを使えば素早く結果が出せます。
2. ピボットテーブルを作成する手順
例:商品の種類ごとの売上を集計する
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このようなデータを使って、商品ごとの売上合計をピボットテーブルで集計します。
- データ範囲を選択します。
- エクセルの上部メニューから「挿入」タブをクリックし、「ピボットテーブル」を選択します。
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3.「ピボットテーブルの作成」ダイアログが表示されるので、データ範囲が正しいか確認し、「新規ワークシート」にテーブルを作成することを選びます。
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4.新しいシートにピボットテーブルが作成され、右側に「フィールドリスト」が表示されます。
5.「種類」と「売上」を行ラベルにドラッグし、値フィールドで「合計」を選択します。
6.「種類ごとの売上」が自動的に集計され、テーブル形式で表示されます!
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これで、ピボットテーブルを使った簡単な集計ができました。
バージンによって画面に多少の違いはありますので、そこはご注意ください。
3. ピボットテーブルの便利な機能
ピボットテーブルには、データを効率的に整理・分析するための便利な機能がたくさんあります。いくつか代表的な機能を紹介します。
① データのフィルタリング
ピボットテーブルでは、フィルター機能を使って特定のデータだけを表示できます。
- 例: 「野菜の売上を見たい」という場合、フィルターボックスで「野菜」を選択すれば、商品Aに関連するデータのみが表示されます。
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② データの種類ごとの小計
日付を付け加えてみると種類ごとに小計も入れてくれます。
- 例: 先ほどの表に日付を足してみました。種類ごとに小計が計算されます。
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③ 集計方法の変更
ピボットテーブルでは、単純な「合計」だけでなく、平均値や最大値、最小値なども簡単に求めることができます。
- 例: 売上の平均を求めたい場合、値フィールドで「合計」の部分を「平均」に変更するだけで、平均売上を表示できます。
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4. ピボットテーブルの更新
データが追加・変更されたとき、ピボットテーブルも簡単に更新できます。
例:新しいデータが追加された場合
- ピボットテーブルを選択し、上部の「データ更新」をクリックします。
- 新しいデータを反映した集計結果が表示されます。
この機能を使えば、大量のデータが変動しても常に最新の集計結果を得られます。
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5. ピボットチャートを使って視覚化
ピボットテーブルと連携して、データを視覚的に表現する「ピボットチャート」も便利です。ピボットテーブルを元にグラフを作成し、データのトレンドやパターンを簡単に見つけることができます。
例:売上データを棒グラフにする
- ピボットテーブルをクリックし、「ピボットチャート」を選びます。
- 「縦棒グラフ」を選ぶと、商品ごとの売上を棒グラフで視覚化できます。
6. 便利なショートカット
ピボットテーブルの操作を効率化するために、いくつか覚えておくと便利なショートカットもあります。
- Alt + N + V: ピボットテーブルの作成
- Alt + J + T: ピボットテーブルオプション
- Ctrl + Alt + F5: ピボットテーブルの更新
まとめ
ピボットテーブルを使うと、データの整理や集計が劇的に簡単になります。初心者の方でも、データをすばやく分析して業務に役立てることができるでしょう。特に、商品の売上やコスト分析など、複雑なデータ処理もピボットテーブルを活用することで効率よく管理できます。
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